| 1. | 使用密码保护 使用密码保护文件可以确保只有获得授权的用户才能打开数据文件。您的操作系统通常内置有密码保护系统，大多数的应用软件（包括 Microsoft Office）都让您利用密码保护文件和文件夹。 |
| 2. | 选择有创造性的密码 配偶、孩子或宠物狗的名字都不能作为密码使用。原因是：办公室里的人们都知道他们的名字，并且会猜到您会用它们作为密码。这一原则同样适用于生日、街道地址、最喜欢的乐队或歌手，以及其他可能会与您联系到一块的词语。另外，要记住，密码要由数字和大小写字母混合组成，并且要经常变更，这样的密码破解起来才比较困难。通过向公司中的所有人提供如何创建密码、何时更改以及怎样保护文件和文件夹的指南来推动密码的使用。 |
| 3. | 加密 保护企业PC上的“贵重”信息的一种方法是对数据进行加密。加密软件将数据转换为一串乱码，只有使用正确的软件密钥才能解密。加密软件通常用于限制用户对财务和客户清单等高度机密文件的访问权，以保护在办公室外使用笔记本电脑的安全，以及隐藏最机密的电子邮件。 |
| 4. | 不要暴露数据 象鼓励员工在离开办公桌之前关闭文件等一些简单的措施可以降低PC的安全风险。没有这些预防措施，午餐休息时间也能让任何经过办公室的人员看到PC中打开的文件。可通过制订要求员工关闭不使用的所有文档的制度来提高PC的安全。 |
| 5. | 限制使用笔记本电脑 使用笔记本电脑可以提高效率，但如果没有采取合适的预防措施的话，它也会威胁到企业安全。鼓励所有远程工作人员在外面保持安全意识，当他们在公共场所（如咖啡店和飞机上）处理机密文档时，要使用小字体。如果您的职员使用公共技术资源，则要向他们说明如何确保文档存储在笔记本电脑的硬盘上，而不是存储在原来的计算机中。加密也可以保护在办公室之外使用的笔记本电脑的安全。如果被盗的笔记本电脑上使用了加密软件，那么盗贼将无法打开存储在其中的文档。 |